Langkah Penting Dalam Menulis SOP

Untuk memastikan bahwa karyawan Anda melakukan hal yang benar, dan agar organisasi Anda berhasil, manual book sangatlah penting. Manual berkonsentrasi pada ‘bagaimana melakukan sesuatu’ dan mengatur setiap proses dalam tahapan yang eksplisit, yaitu dengan mengembangkan prosedur operasi standar (SOP) untuk setiap kegiatan.

Standard Operational Procedures atau yang sering disingkat dengan SOP adalah prosedur pengerjaan yang terstandarisasi. SOP biasanya berbentuk dokumen berisikan alur pengerjaan, yaitu panduan langkah demi langkah untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Tanpa SOP yang berisikan step-by-step dengan jelas, ini tidak akan membantu personel Anda untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik atau mengembangkan perusahaan Anda. Selain itu, menurut statistik, organisasi dengan proses orientasi formal memiliki rata-rata tingkat retensi karyawan sebesar 69%. Memiliki SOP yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi komponen penting dari program orientasi dan pelatihan karyawan yang efektif, yang mengarah pada peningkatan retensi karyawan dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.

Penyusunan SOP

Penyusunan SOP dilakukan berdasarkan jabatan pekerjaan maupun berdasarkan jenis pekerjaan. SOP biasanya disusun berdasarkan riset sehingga diperoleh prosuder yang paling tepat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan guna memenuhi standar yang ditetapkan. SOP harus dipatuhi oleh setiap karyawan.

Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan saat menulis SOP adalah;

Pilih Format yang Sesuai

Sebelum Anda mulai menulis, periksa berbagai format untuk menulis SOP dan cara terbaik untuk menyusun dan menyampaikannya kepada personel yang akan menggunakannya sehingga mudah dipahami. SOP harus disusun dengan kalimat yang efektif.

Format untuk desain SOP sangat bervariasi dan dapat meliputi:

• Narasi yang terstruktur dengan baik;
• Daftar instruksional dengan poin-poin atau angka-angka;
• Tabel;
• Gambar yang menunjukkan setiap tahap;
• Visual instruktif, dll.

Buatlah Daftar atau Diagram dari Semua Langkah yang Terlibat

Sebelum Anda dapat menulis SOP individual, Anda harus terlebih dahulu menentukan semua proses perusahaan Anda dan bagaimana keterkaitannya satu sama lain. Jika tidak, Anda dapat mengabaikan detail kecil namun penting dalam pekerjaan tersebut.

Jelaskan Secara Detail Proses yang Anda Coba Kembangkan

Pilih prosedur operasi standar pertama yang ingin Anda kembangkan, sekarang Anda tahu proses mana yang membutuhkannya dan langkah-langkah utama yang terlibat di dalamnya. Menulis prosedur operasi standar dalam urutan yang sama di mana mereka terjadi dalam bisnis Anda akan membantu Anda memikirkan semuanya secara logis, memasukkan semua detail yang relevan, dan menghubungkan satu prosedur ke prosedur berikutnya.

Pikirkan Tentang Siapa yang Akan Membaca SOP Anda

Metode termudah untuk menyampaikan maksud Anda sesuai dengan tuntutan, peran, jumlah pengalaman, keahlian teknis, literasi, dll., saat menulis prosedur operasi standar adalah terlebih dahulu mengidentifikasi audiens target Anda.

Anda perlu memastikan bahwa bahasa, nada, struktur, dan tingkat informasi dalam SOP Anda dapat diakses oleh orang yang akan menggunakannya. Anda tidak dapat menyampaikan pesan Anda dalam SOP jika Anda tidak tahu dengan siapa Anda berbicara. Hal penting untuk memastikan SOP tidak bermakna ganda.

Ketik Rancangan Kasar SOP, lalu Selesaikan Final Draft dan Layout

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan tentang apa yang ingin Anda tulis, Anda dapat mulai menyusun versi resmi pertama dari SOP Anda. Selesaikan prosedur operasi standar Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

• Minta umpan balik ahli tentang draf akhir.
• Buat perubahan tergantung pada komentar mereka.
• Masukkan ke dalam struktur yang diinginkan.
• Tinjau draf akhir untuk kesalahan dalam bahasa, ejaan, grafik, tata letak, dan desain.
• Jika SOP Anda terkait dengan materi lain, pastikan materi tersebut dapat diakses.

Setelah SOP selesai dibuat, penting adanya proses review untuk memastikan bahwa setiap pembaca SOP akan mengartikan setiap tahapan SOP sebagai hal yang sama.

Menulis Ulang SOP dalam berbagai bahasa

Apabila SOP akan dibuat dalam beberapa bahasa, tugas pertama Anda adalah selesaikan terlebih dahulu SOP dalam bahasa utama baru kemudian terjemahkan. Proses penyusunan SOP ini harus sampai pada titik riview maupun proofreading, baru SOP tersebut siap untuk diterjemahkan.

SOP dapat menjadi cara yang sangat berguna untuk membakukan prosedur dan mencegah kesalahan. SOP juga dapat membantu Anda menghemat waktu yang dapat Anda manfaatkan dengan lebih baik di tempat lain. Begitu Anda mulai menggunakan SOP untuk setiap proses perusahaan Anda, bisnis Anda akan berjalan lebih lancar, dan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal penting lainnya.

Mengingat perannya yang penting sebagai pedoman bekerja, SOP sebaiknya diterjemahkan oleh jasa penerjemah atau layanan bahasa profesional guna menghindari kesalahan terjemah dan kesalahpahaman pembaca. Tentu saja, ini berdampak buruk bagi bisnis Anda. Jasa penerjemah yang tepat untuk jenis dokumen SOP ini adalah jasa penerjemah tersumpah. Dokumen teknikal seperti AMDAL dan SOP ini perlu perhatian khusus dan keahlian spesialis dalam terjemahan. Jasa penerjemah tersumpah akan melaksanakan segala proses terjemahan dengan sebaik-baiknya dan bertanggung jawab atas keabsahan hasilnya. Jasa penerjemah  juga akan menjamin keamanan data-data klien dalam dokumen yang bersifat pribadi dan rahasia. Salah satu layanan bahasa profesional yang menyediakan jasa penerjemah tersumpah untuk dokumen SOP misalnya, yakni Brainy Translation.

Brainy Translation merupakan pusat penyedia layanan terjemah dokumen resmi, dokumen perusahaan, dan berbagai jenis dokumen lainnya yang terpercaya. Layanan terjemah SOP di Brainy Translation akan dikerjakan oleh penerjemah profesional dan berpengalaman. Anda dapat melihat hasil terbaiknya!

Baca artikel menarik lainnya disini.

Salam baca, Brainy!