Di era digital saat ini, email menjadi salah satu bentuk komunikasi bisnis yang paling umum digunakan. Meskipun email biasanya tidak seformal surat resmi pada umumnya, namun menuliskan email secara profesional dapat menampilkan citra baik Anda dan perusahaan Anda. Meminimalisir kesalahan dalam menuliskan email juga merupakan hal yang esensisal dalam menjaga reputasi atau kredibilitas perusahaan, sebagaimana kita ketahui bahwa pesan email tidak dapat dibatalkan atau pun ditarik ulang. Mungkin akan mudah jika menuliskannya dalam bahasa Indonesia, namun tentu ini akan menjadi tantangan tersendiri jika harus menuliskannya dalam bahasa Inggris. Penulisan email demikian memburuhkan ketelitian, diksi yang baik, dan kemampuan menerjemahkan kata yang mumpuni agar pesan dapat diterima dengan baik.
Yang perlu digarisbawahi adalah jangan terlalu berimprovisasi saat menuliskan sebuah email dalam bahasa Inggris!
Aturan dasar dalam menuliskan email resmi dalam bahasa Inggris yakni yang pertama subjek. Subjek merupakan hal pertama yang dilihat oleh penerima email sehingga tuliskanlah subjek dengan benar, singkat, dan sejelas mungkin. Dikhawatirkan jika Anda terlalu bertele-tele pada poin ini, penerima akan lantas menghapusnya sebelum membaca isi email Anda. Yang kedua adalah gaya penulisan. Tidak seperti bahasa lain, gaya penulisan email dalam bahasa Inggris membutuhkan kata atau kalimat yang singkat dan struktur kalimat yang sederhana. Anda dapat memisahkan isi email dalam dua atau beberapa paragraf sehingga pembaca dapat menarik poin penting dari email yang Anda tuliskan. Dan yang ketiga dan tak kalah penting adalah sopan santun. Yang perlu diperhatikan selain bahasa yang digunakan adalah budaya dan kebiasaannya. Penting untuk dikatakan bahwa penutur asli bahasa Inggris umumnya menyukai kalimat yang menunjukkan sopan santun dan tata krama saat berkorespondensi melalui email. Dan pastikan untuk mengecek kembali pesan Anda sebelum dikirim. Proses ini dimaksudkan untuk meminimalisir kesalahan tulis ataupun kesalahan pengambilan kata yang digunakan dan memastikan bahwa pesan yang dituliskan sudah valid benar dan sesuai. Dan yang terakhir adalah pastikan email yang Anda kirim terdapat format penting mengenai identitas diri atau perusahaan pada bagian Signature di bawah. Hal ini akan menunjukkan profesionalitas dalam email Anda.
Lantas bagaimana format standar penulisan email dalam bahasa Inggris secara profesional? Apa yang perlu dituliskan dan bagaimana menuliskannya? Terdapat lima langkah yang dapat Anda ikuti untuk menuliskan email dalam bahasa Inggris secara profesional.
Mulailah dengan salam
Selalu buka email Anda dengan salam, seperti “Dear Lillian”. Jika hubungan Anda dengan pembaca bersifat formal, gunakan nama keluarga mereka (misalnya “Dear Mrs. Price”). Namun, jika hubungan lebih santai, Anda cukup mengatakan, “Hi Kelly”. Sementara mungkin dalam sebuah kasus Anda tidak mengetahui nama yang dituju, maka sebaiknya tuliskan: “To whom it may concern” atau “Dear Sir/Madam”.
Sampaikan Terima Kasih di awal Konten Email
Jika Anda membalas pertanyaan klien, Anda harus mulai dengan ucapan terima kasih. Misalnya, jika seseorang memiliki pertanyaan tentang perusahaan Anda, Anda dapat mengatakan, “Thank you for contactig ABC Company”. Jika seseorang telah membalas salah satu email Anda, pastikan untuk mengatakan, “Thank you for your prompt reply” atau “Thank you for getting back to me”. Berterima kasih kepada pembaca akan membuatnya nyaman, dan itu akan membuat Anda terlihat lebih sopan.
Tuliskan tujuan Anda
Jika Anda baru memulai komunikasi email, rasanya tidak mungkin untuk menyertakan ucapan terima kasih di awal konten email. Sebaliknya, mulailah dengan menyatakan tujuan Anda. Misalnya, “I am writing eo enquire about …” atau “I am writing in reference to …“. Tuliskan tujuan Anda dengan jelas di awal email, kemudian dilanjutkan ke teks utama email Anda. Ingat bahwa orang ingin membaca email dengan cepat maka tuliskan maksud email Anda dengan singkat dan jelas. Anda juga harus memperhatikan tata bahasa, ejaan, dan tanda baca dengan cermat sehingga Anda dapat menampilkan citra profesional tentang diri Anda dan tentu perusahaan Anda
Tambahkan komentar penutup
Sebelum Anda mengakhiri email Anda, sopan untuk berterima kasih kepada pembaca Anda sekali lagi dan menambahkan beberapa kata penutup yang sopan. Anda dapat memulai dengan “Thank you for your patience and cooperation” atau “Thank you for your consideration” dan kemudian dilanjutkan dengan kalimat, “If you have question or concerns, don’t hesitate to let me know” dan “I look forward to hearing from you soon”.
Akhiri dengan penutup
Langkah terakhir adalah menyertakan penutup yang sesuai dengan nama Anda. “Best regards“, “Sicerely“, dan “Thank you” semuanya kalimat profesional. Hindari penutup dengan kalimat seperti “Best wishes” atau “Cheers” kecuali Anda berteman baik dengan pembaca. Dan seperti yang disebutkan sebelumnya, periksa kembali pesan Anda sebelum dikirim. Profesionalitas perusahaan sepertinya akan sangat bergantung hanya dari pesan email Anda, dapat Anda bayangkan bagaimana pentingnya isi email Anda!
Baca artikel menarik lainnya disini.
Salam baca, Brainy!
Order, Hub Kami 081359358604 (24 Hour)